Ciudad de San Francisco de Campeche, Camp., a 04 de agosto de 2017.

CC. MAGISTRADAS, MAGISTRADOS, JUEZAS Y JUECES DE PRIMERA INSTANCIA.

 

Por instrucciones del Pleno del Tribunal Superior de Justicia del Estado, en Sesión Ordinaria verificada el día 2 de agosto de 2017, les hago llegar las recomendaciones a las y los Titulares de los Juzgados involucrados en las visitas ordinarias de inspección correspondientes al segundo y tercer cuatrimestre del año judicial 2015-2016 y primer cuatrimestre del año judicial 2016-2017, realizadas por la y los Magistrados Visitadores del H. Tribunal Superior de Justicia del Estado:

- En cuanto a los libros que se llevan en los Juzgados, que las certificaciones se hagan con mucho cuidado para evitar equivocaciones. Asimismo que los asentamientos en el libro de certificados de depósito se hagan de forma correcta.

-Se les recomienda a los Juzgados llevar  los expedientes o carpetas en buen estado y conservación. Llevar de manera responsable y constante el registro correspondiente en los libros, procurar su cuidado y conservación.

-Evitar la sobreposición de las hojas en los libros de control.

-Evitar en los Juzgados el uso de corrector líquido, en caso de testar con una línea delgada sobre la escritura y salvar el dato correcto.

-Dar cuenta con las promociones dentro de los términos establecidos en la Ley de la materia.

-Dar celeridad al trámite de los exhortos, dándoles seguimiento hasta lograr su cumplimiento, a fin de evitar incurrir en responsabilidad.

-Se les recomienda el trabajo en equipo entre los Secretarios y demás auxiliares judiciales con la Jueza o Juez, con la finalidad de eficientar aún más la administración e impartición de justicia en los plazos y términos legales.

-Habilitar un legajo de oficios y glosar los mismos correlativamente.

-Habilitar el libro de Exhortos y Despachos enviados por el Juzgado, los cuales serán asentados en orden cronológico, la fecha en que se envía para su diligenciación y la fecha en que el juzgado lo recibe nuevamente, debidamente certificado en forma mensual y cuatrimestral.

-Poner en los estrados del Juzgado las listas de acuerdos del día.

-Las promociones del Juzgado fusionado, se agreguen a las listas del juzgado segundo penal (antes cuarto penal), hasta que la Dirección de Informática realice el cambio correspondiente y así se refleje el número total de las promociones recibidas, debiendo concordar las promociones asentadas en el libro, con el informe mensual que se rinde a la Dirección de Evaluación y Seguimiento.

-Las promociones del Juzgado fusionado, se agreguen a las listas del juzgado de extinción, hasta que la Dirección de Informática realice el cambio correspondiente y así se refleje el número total de las promociones recibidas, debiendo concordar las promociones.

-Asentar la fecha en que la Secretaría de Acuerdos hace entrega del expediente de la Actuaría, y viceversa.

-Costurar las promociones en forma cronológica.

-En el Libro de Actuario deberá obrar la fecha en que se recibe el expediente para su notificación, debiéndose señalar las notificaciones diarias a realizar, así como también en las certificaciones deberá obrar la firma de la Juez, Secretaria y Actuaria.

-Se recomienda que en los libros de Orden de Comparecencia se deje señalada la fecha de recibido de la consignación penal, de radicación y de la resolución, en donde se libra o niega Orden de Comparecencia, y que se dé cumplimiento en el término legal dicha resolución.

-En las listas de gobierno, al introducir la reseña del acuerdo, tratar de poner la mayor información posible y si no alcanza utilizar abreviatura.

-Respecto al Legajo de promociones, omitir glosar los anexos (artículo 109, fracción e, del Reglamento Interior General del Poder Judicial).

-Mantener un orden cronológico y de acuerdo al registro que obra en el libro de consignaciones.

-Notificar dentro del término legal las resoluciones.

-Los Secretarios deberán dar vista al Juez dentro de las 24 horas de recibidas las promociones y acordar dentro del término, de acuerdo con el artículo 17 del Código de Procedimientos Penales del Estado en vigor. 

-En Legajo de Archivo especificar cuáles son para su guarda y conservación.

-Asentar en las promociones iniciales el sello, la fecha en que se entregó en el juzgado y la persona que la recibió.

-No realizar actuaciones en día inhábil, sin menoscabo de lo dispuesto en el numeral 54 del Código Procesal Civil.

-Evitar sobrescribir en las actuaciones judiciales.

-Firmar todas las resoluciones judiciales, en atención al  numeral 89 del Código en cita.

-Que se deje de certificar mensual y cuatrimestralmente el Libro de índice.

-Contabilizar para efectos de estadística los acuerdos y audiencias.

-Se les recuerda a los Secretarios hagan la entrega oportuna a los actuarios de los expedientes al día siguiente en que se dictó el auto respectivo de acuerdo a lo dispuesto en el artículo 93 del Código de Procedimientos Civiles del Estado en vigor.

-Se les recomienda a las Secretarias de Acuerdos poner la fecha de entrega del expediente a la Actuaria de enlace de manera legible.

-Que los libros y legajos, se sellen, rubriquen, folien, certifiquen mensual 
y cuatrimestralmente, firmado por el Juez, Secretario de Actas y en su caso  por el actuario.

-Que se destruyan los legajos de promociones, correspondientes a los meses inspeccionados.

-Que no hay necesidad de Llevar un Libro o Registro de Cédulas Profesionales, puesto que la Ley no lo exige.

-No imprimir en hoja continúa, cuando haya firma de alguna de las partes o terceros.

-Evitar unir con pegamento las hojas en donde obran actuaciones judiciales.

-Se les recuerda dar debido cumplimiento a lo dispuesto en el artículo 58 del Código de Procedimientos Civiles del Estado en vigor.

-Las (os) Secretarias (os) de Acuerdos deberán cumplir con lo establecido en el artículo 57 del Código de Procedimientos Civiles del Estado en vigor, es decir, salvar al final del acuerdo el error cometido.

-Las (os) Secretarias (os) de Acuerdos deberán fijarse que las fechas en las notas de cuenta se encuentren correctas, de acuerdo al año correspondiente, así como se encuentren debidamente señaladas la fecha de recepción de los escritos, oficios y demás con los que dá cuenta en los autos y acuerdos.

-Las (os) Secretarias (os) de Acuerdos deberán corroborar que en las actuaciones (acuerdos, audiencia, sentencias etc.) que se realizan en los expedientes se encuentren los nombres de quienes actúan y firman el mismo y además se encuentren debidamente escritos, ya que puede causar una nulidad de actuaciones.

-Que los Secretarios pongan más atención en las fechas de sus actuaciones con respecto a la cuenta y al acuerdo, en razón que se observó la existencia de incongruencias, como ejemplo señalar el año que no corresponde.

-Los Secretarios de Acuerdos, en el caso de que el actor en su primer escrito señale domicilio en lugar distinto en que se realiza el juicio, de conformidad  con el artículo 98 del Código de Procedimientos Civiles del Estado, se le notificará de manera personal el primer auto, y en caso de no subsanar dicho error, se le realizaran las notificaciones en términos de lo dispuesto en los numerales 96 y 97 del citado ordenamiento, siendo incorrecto notificarlo desde la primera actuación por estrados fijados en el juzgado.

-Deberán constar que todas las actuaciones dictadas en el día por el juzgado, sean capturadas en el sistema Sigilex, con la finalidad de que exista certeza de que los justiciables puedan contar con la información de sus asuntos de manera oportuna pues dicha omisión puede dejar en estado de indefensión al no saber que asuntos son acordados, lo anterior en cumplimiento a lo establecido en la parte final del artículo 110 del Código de Procedimientos Civiles del Estado en vigor.

-Se les recomienda a la Titular del Juzgado que la persona encargada de
ingresar los datos al sistema Sigilex, procure que en la impresión de las listas de acuerdos que son fijadas diariamente en el juzgado, contenga los extractos en relación a lo que se acuerda en los expedientes, lo cual es indispensable su contenido para poder contabilizar los datos para efectos estadísticos.

-Deberán actualizar los expedientes conforme son acordados y además realizar de manera periódica la depuración de expedientes que se encuentren en el juzgado, para enviar al archivo judicial.

-Cumplir debidamente con lo señalado en el artículo 59 del Código de Procedimientos Civiles del Estado en relación con lo dispuesto en el artículo 73, fracción XI de la Ley Orgánica del Poder Judicial del Estado y el artículo 77, fracción XI del Reglamento Interior del Poder Judicial del Estado.

-El titular del Juzgado y las Secretarias de Acuerdos deberán realizar la audiencia de minoridad, aún y cuando las partes no se hayan notificado, pues de conformidad con el artículo 1263 del Código de Procedimientos Civiles del Estado en vigor, dicha audiencia es realizada únicamente ante la presencia del Ministerio Público (actualmente Fiscal).

-El Titular y la Secretaria de Acuerdos y/o Actas, deberán cerciorarse que el Fiscal y el Procurador de Niñas, Niños y Adolescentes quienes intervienen en las audiencias y diligencias al finalizar la misma, plasmen su firma en ellas, ya que de no hacerlo, cabe la presunción de su inasistencia a la misma.

- El Titular del Juzgado y la secretaria deberán fijar las audiencias relativo a la materia de oralidad familiar en los términos dispuestos en los artículos 1392, 1402, 1418 y 1424 del Código de Procedimientos Civiles del Estado en vigor.

-Deberán las secretarias de acuerdos en caso de que una niña, niño, adolescente o incapaz participe en una diligencia, plasmar su nombre, o huellas donde conste que sí estuvieron presentes, y en caso de no poder realizar lo anterior, certificar el motivo por el que tuvo imposibilidad de hacerlo.

-Deberán los secretarios de acuerdos tener el cuidado de que en los juicios en que se encuentren involucrados niñas, niños y adolescentes, no queden constancias en los expedientes que permitan la identificación de los mismos, resguardando en todo momento su identidad, debiendo la Titular tomar las medidas oportunas para su cumplimiento, de conformidad con el numeral 19 fracción IV, de la Ley de los Derechos de Niñas, Niños y Adolescentes del Estado de Campeche, así como lo determina el Protocolo de Actuación para quienes imparten justicia en casos que afecte a Niñas, Niños y Adolescentes, publicado por la Suprema Corte.

Asimismo, los secretarios deberán resguardar la identidad de las terceras personas en los juicios, en caso de que se cite alguna referencia de un expediente ajeno al mismo, de conformidad con el artículo 28 de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Estado de Campeche, en relación con el artículo 4 fracción VIII, del mismo Ordenamiento.

-Realizar lo dispuesto en el artículo 93 del Código de Procedimientos Civiles del Estado en vigor.

-Que  los  Secretarios  de Acuerdos no omitan realizar la certificación del
periodo probatorio, una vez que sea devuelto el expediente por el actuario a secretaría y deberá firmarla de conformidad con el artículo 300 del Código de Procedimientos Civiles del Estado en vigor, en relación con lo dispuesto en el artículo 73 fracción VIII, de la Ley Orgánica del Poder Judicial del Estado, y 77 fracción VIII, del Reglamento Interior General del Poder Judicial del Estado en vigor.

-Deberán los secretarios de acuerdos cerciorarse del periodo que tienen las partes para ofrecer pruebas de conformidad con los artículos 291 y 514 párrafo tercero, del Código de Procedimientos Civiles del Estado en vigor, pues luego de ese término no deberá admitir dichas pruebas, salvo las excepciones que la propia ley menciona.

-Igualmente la Titular una vez concluido el procedimiento y al ordenar remitir el expediente al archivo judicial, deberá ordenar en el mismo acuerdo la destrucción del expediente duplicado.

-La Titular y las secretarias de actas deberán ordenar se gire oficio recordatorio para saber el estado del exhorto que enviara para su diligenciación, cuando haya pasado un tiempo considerable sin tener contestación del juez exhortado, toda vez que retrasa la secuela procesal, de conformidad con el artículo 1381 del Código de Procedimientos Civiles del Estado.

-Deberá la Titular del Juzgado dar las instrucciones a las Secretarias de Actas para que acuerden todo lo necesario de manera oficiosa con ello dar celeridad a los asuntos donde ya ha transcurrido de manera ventajosa el término para ello, y poder llegar a su conclusión (girar oficios y exhortos recordatorios, causar ejecutoria la sentencia, devolución de documentos, etc.).

-Por economía de material, se recomienda acordar de manera seguida, siempre y cuando no existan firmas ajenas a los servidores públicos adscritos a ese juzgado; asimismo, evitar dejar mucho espacio entre el acuerdo, las notas secretariales y/o sellos del actuario, toda vez que se apreció en algunos asuntos que la actuaria solamente pone uno o dos sellos en una sola hoja completa, ocasionando así desperdicio en el material que se le otorga al juzgado.

-Se le recomienda a la Secretaría de Actas tener más cuidado con los datos que colocan en las portadas de los discos compactos para identificar a que expediente corresponde, las cuales contienen audiencias video grabadas de los asuntos ventilados en el juzgado, para evitar confusión en los mismos, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 1413 del Código de Procedimientos Civiles del Estado en vigor. 

-Que la Secretaria de Acuerdos y/o Actas no demore en realizar los oficios que ordena en los autos correspondientes, pues causa un atraso en la secuela procesal, de conformidad con el artículo 73 fracción XIX de la Ley Orgánica del Poder Judicial del Estado en vigor, y 77 fracción XIX del Reglamento Interior General del Poder Judicial del Estado en vigor.

-Los Secretarios deberán realizar una certificación en caso de prestar el expediente al actuario para llevar a cabo una diligencia, y al finalizar la misma, ordenarán devolver el expediente a la actuaria para la realización de las notificaciones pendientes.

-Los Secretarios deberán tener el cuidado de vigilar que las constancias con las que dan cuenta en sus acuerdos, se encuentren costuradas en los expedientes original y duplicado.

-Deberá la Secretaría en funciones de Actuaria, notificar en los términos que establece la Ley en sus artículos 107 y 108 del Código de Procedimientos Civiles del Estado en vigor.

-En materia mercantil, los Actuarios deberán dar cumplimiento al término establecido en el numeral 1393 del Código de Comercio en vigor, en caso de dejar citatorio

-Realizar debidamente los asentamientos en el libro de tutelas y curatelas para que se registren las protestas llevadas a cabo en los asuntos que son tramitados en el juzgado, por lo tanto, se les exhorta a que conserven el libro teniendo las anotaciones conforme se reciban los mismos conteniendo los datos necesarios, de conformidad con el artículo 1375 del Código de Procedimientos Civiles del Estado en vigor.

-Que la actuaria (o) en sus asentamientos, no omita poner en el expediente la fecha, hora y/o el nombre del interesado a quien de manera personal notifica, aplicando por analogía lo dispuesto en el artículo 98 del Código de Procedimientos Civiles del Estado,

-La Actuaria (o) deberá cerciorarse que una vez que haya sido devuelto el folio por parte de la central de actuarios con el acta de notificación personal, inmediatamente deberá de entregar el expediente a Secretaría debiendo certificar la fecha en que devuelve.

-Se recomienda al Actuario no demorar en devolver los expedientes a Secretaría luego de haber realizado las notificaciones correspondientes, pues podría causar un atraso en la secuela procesal.

-Se les recomienda que los inicios de los expedientes queden de manera correlativa en las Listas de Gobierno o Sigilex, ya sea al principio o al final de cada lista para un mejor control. 

-Deberá la actuaria llenar debidamente su Libro del Actuario con los datos requeridos de conformidad con el artículo 79 de la Ley Orgánica del Poder Judicial del Estado, y 82 del Reglamento Interior General  del Poder Judicial del Estado de Campeche.

-Se les recomienda proceder a la destrucción de los Legajos correspondientes al año judicial 2015- 2016, ya visitados por la Magistrada o el Magistrado, conservándose únicamente los legajos correspondientes al primer cuatrimestre del año judicial 2016-2017 por no haberse concluido el mismo.

-Se les recomienda al personal de los juzgados seguir portando correctamente el uniforme. 

-Procurar realizar con orden sus trabajos, y desempeñarse con cordialidad  y  esmero  con  sus  compañeros  de trabajo y la atención al público.

-Seguir trabajando de manera conjunta todo el personal ya que de esa manera se refleja aún más los logros obtenidos en la administración e impartición de justicia en los plazos y términos legales concedidos.

 A T E N T A M E N T E

MTRA. JAQUELINE DEL CARMEN ESTRELLA PUC
SECRETARIA GENERAL DE ACUERDOS INTERINA
DEL H. TRIBUNAL SUPERIOR DE JUSTICIA DEL ESTADO