SECRETARÍA GENERAL DE ACUERDOS

CIRCULAR No. 09/SGA/11-2012

ASUNTO: SE COMUNICA ACUERDO DEL PLENO

Ciudad de San Francisco de Campeche, Camp; a 18 de noviembre de 2011

CC. MAGISTRADOS Y SECRETARIOS DE ACUERDOS DE LAS SALAS CIVIL, PENAL, ADMINISTRATIVA ELECTORAL, UNITARIA ESPECIALIZADA PARA ADOLESCENTES Y MIXTA DEL TRIBUNAL SUPERIOR DE JUSTICIA DEL ESTADO, OFICIALÍA MAYOR, JUECES DE PRIMERA INSTANCIA Y MENORES DEL ESTADO, ESCUELA JUDICIAL, CISJUPE, DELEGADA DE LA OFICIALÍA MAYOR EN EL SEGUNDO DISTRITO JUDICIAL DEL ESTADO, DIRECTORES, ENCARGADOS DE DEPARTAMENTO, ENCARGADAS DE LA CENTRAL DE CONSIGNACIONES DE PENSIONES ALIMENTARIAS Y DE LA CENTRAL DE ACTUARIOS.

En Sesión Ordinaria verificada el día 14 de noviembre de 2011, el Pleno del H. Tribunal Superior de Justicia del Estado dictó y aprobó el siguiente:

“ACUERDO PARA LA DEPURACIÓN DEL ARCHIVO JUDICIAL DEL ESTADO”

al tenor de las siguientes:

Consideraciones:

1) La guarda y custodia de los expedientes y documentación generada por el Poder Judicial está regulada en la Ley Orgánica del Poder Judicial del Estado de Campeche, en los numerales 125 al 137, en el Reglamento Interior General del H. Tribunal Superior de Justicia del Estado, ordinales 105 y 106; también se debe observar lo señalado en el numeral 53 fracción V de la Ley Reglamentaría del Capítulo XVII de la Constitución Política del Estado de Campeche, los artículos 1, 4, 5, 33, 34 y 35 de la Ley de Archivos del Estado de Campeche y el artículo Primero de los Lineamientos generales para la organización y conservación de los archivos públicos del Estado de Campeche.

2) El volumen de los asuntos en los juzgados, salas, Tribunal Pleno, áreas administrativas y auxiliares en la impartición de justicia se ha incrementado considerablemente, provocando problemas para la adecuada guarda, conservación y manejo de los documentos en cada área; durante el año judicial 2010-2011 se enviaron para guarda y conservación al Archivo Judicial “Lic. Humberto Herrera Baqueiro”, un total de 12,524 expedientes, y el Archivo del Segundo Distrito Judicial del Estado en ese mismo período recibió 6,774 expedientes.

3) Con el objeto de mantener en condiciones de operatividad y funcionalidad las instalaciones de los archivos judiciales, es necesario realizar las acciones pertinentes para la depuración de los expedientes y documentos de escaso valor que actualmente se encuentran bajo resguardo del Archivo Judicial, para conservar solamente aquellos con un verdadero valor jurídico o histórico que integren la memoria documental del Poder Judicial del Estado.

En mérito de lo anterior y con fundamento en los artículos 18 fracciones II y XXXIII de la Ley Orgánica del Poder Judicial del Estado que le confiere al Pleno del Tribunal Superior de Justicia la facultad de emitir los acuerdos pertinentes para la mejora en la administración y funcionamiento de los diversos órganos que lo integran y ejercer las atribuciones que le otorgan las leyes y reglamentos, someto a consideración del Honorable Pleno del Tribunal Superior de Justicia en el Estado, el siguiente punto de acuerdo: 

“ACUERDO PARA LA DEPURACIÓN DEL ARCHIVO JUDICIAL”

PRIMERO: El Archivo Judicial del Estado es el depositario de los expedientes o documentos que  remiten  los  juzgados,  salas,  Tribunal  Pleno,  áreas  administrativas y auxiliares en la impartición de justicia, como evidencia de su actuar jurisdiccional o administrativo; ante esta situación,  eventualmente  se rebasará la capacidad de sus instalaciones y el espacio para la guarda y conservación de documentos será insuficiente.

SEGUNDO: Para optimizar el espacio físico y organización del material en estado de guarda y conservación, los titulares del Archivo Judicial “Lic. Humberto Herrera Baqueiro” y del Archivo del Segundo Distrito Judicial del Estado, procederán a la revisión de los expedientes y documentos archivados, para distinguir aquellos de valor histórico de los relativos a la función ordinaria de los órganos jurisdiccionales y administrativos; se considerarán expedientes de valor histórico aquellos radicados hasta el año 1950, los cuales continuarán íntegramente bajo guarda y custodia del Archivo Judicial.

TERCERO: Los expedientes duplicados son aquellos que se forman con el objetivo de respaldar la documentación, promociones, actas, diligencias y autos que conforman el expediente original; generalmente se integran con copias fotostáticas de las promociones que presentan las partes, así como copias al carbón o fotostáticas de las diligencias y autos que se levantan. Su importancia durante el proceso radica en que de extraviarse el expediente original, con el expediente duplicado se pueden reponer los autos. Una vez que ha concluido el proceso, la importancia del duplicado se minimiza, y al conservar el expediente original se cumple con la exigencia normativa de guardar y conservar los expedientes.

CUARTO: Los titulares de ambos archivos judiciales elaborarán una lista de los expedientes y tocas radicados a partir del año 1951, que encuadren en alguna de las siguientes hipótesis y de los que se tenga el original:

a) Los duplicados de los expedientes y tocas en los que se haya dictado sentencia;

b) Los duplicados de los expedientes, cuadernillos o legajos, que se hayan formando con motivo de  demandas de carácter civil, familiar, mercantil y  en materia contencioso- administrativa  que se hayan tenido por no interpuestas en los juzgados y no contengan documentos originales exhibidos por las partes;

c) Los duplicados de expedientes en materia civil, familiar, mercantil y contencioso-administrativos que se hayan sobreseído y no existan documentos originales exhibidos por las partes; 

d) Los expedientes duplicados formados por causas penales, cuyas sentencias hayan causado estado y que no contengan documentos originales;

e) Los expedientes duplicados en los que se haya extinguido la acción penal por haber otorgado el pasivo su perdón legal durante el proceso, en aquellos delitos que se persiguen de querella;

f) Los expedientes duplicados de las causas penales en que se haya extinguido la acción penal por haber operado la prescripción de la misma.

g) Los expedientes duplicados en los cuales se haya declarado el sobreseimiento de la causa penal, especialmente en los casos que prevé el numeral 329, fracciones V y VIII y 330 del Código de Procedimientos Penales vigente en el Estado;

h) Los duplicados de los incidentes;

i) La documentación enviada al Archivo judicial por las áreas administrativas, con una antigüedad mayor a diez años y que no contengan expedientes personales de los servidores judiciales.

Las listas se dividirán por materia; estas listas se presentarán a la consideración del Pleno y por cada lista se designará  a  un  Magistrado adscrito al área correspondiente, quien será el encargado de proceder a su revisión y análisis, auxiliado por una persona que designe el Pleno a través de la Presidencia; una vez revisadas y hechos los señalamientos pertinentes, lo comunicarán al Pleno, y se señalará la fecha y hora para llevar a cabo la desintegración material de los expedientes.

QUINTO: Si el duplicado del expediente o toca contiene documentos o pruebas originales exhibidas por las partes, o existan objetos relacionados con el asunto  que se encuentren depositados en el Juzgado correspondiente, a petición del titular del Archivo Judicial, el Juez deberá proveer lo conducente para su devolución a los interesados, en caso de que estos determinen no acudir a recoger los elementos, así se asentará.

Se entenderán como documentos originales aquellos que por contener un rasgo distintivo o signo de puño y letra, sean insustituibles por otro, tal es el caso de los contratos privados, billetes de depósito, cartas personales, cheques o cualquier otro documento que contenga título ejecutivo y que para su reposición se requiera la voluntad del deudor. Aquellos documentos con una antigüedad menor a 50 años, de los que pueda obtenerse una copia certificada por alguna dependencia gubernamental, notaría o correduría pública y demás testimonios notariales que puedan duplicarse sin la autorización de las partes que hayan intervenido en el acto jurídico, no serán considerados como documentos originales.

SEXTO: Se realizará una sesión de destrucción de expedientes por materia, deberán estar presentes en cada sesión, la persona de la Secretaría General de Acuerdos designada para tal fin, el titular del Archivo Judicial y el titular de la Dirección de Transparencia y Acceso a la Información,  quienes contarán con el auxilio del personal del Archivo Judicial; la desintegración material se realizará mediante la trituración de los documentos, para evitar que al momento de ser desechados estos sean utilizados para otros fines, el material resultante deberá ser enviado a centros de reciclaje. La Secretaría General de Acuerdos levantará un acta para dar fe de la completa destrucción del material y la firmarán los servidores judiciales presentes.

T R A N S I T O R I O S

PRIMERO: Se deberá dar cumplimiento a lo señalado en este acuerdo en un plazo no mayor a noventa días contados a partir de su publicación.

SEGUNDO: Publíquese lo anterior en el Periódico Oficial del Gobierno del Estado y circúlese a los órganos de este Poder para su conocimiento, al Foro Campechano y público en general.  Cúmplase.

A T E N T A M E N T E
“Sufragio Efectivo. No Reelección”.
H. Tribunal Superior de Justicia del Estado.

LICDA. MARÍA DE GUADALUPE PACHECO PÉREZ, M.A.P.
SECRETARIA GENERAL DE ACUERDOS.

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