SECRETARÍA GENERAL DE ACUERDOS

CIRCULAR No. 35/SGA/11-2012

ASUNTO: SE COMUNICA ACUERDO DEL PLENO

Ciudad de San Francisco de Campeche, Camp; a 18 de abril de 2012

CC. MAGISTRADOS Y SECRETARIOS DE ACUERDOS DE LAS SALAS CIVIL, PENAL, ADMINISTRATIVA ELECTORAL, UNITARIA ESPECIALIZADA PARA ADOLESCENTES Y MIXTA DEL TRIBUNAL SUPERIOR DE JUSTICIA DEL ESTADO, OFICIALÍA MAYOR, JUECES DE PRIMERA INSTANCIA Y MENORES DEL ESTADO, ESCUELA JUDICIAL, CISJUPE, DIRECTORA ADMINISTRATIVA DE LA DELEGACIÓN DE LA OFICIALÍA MAYOR DEL SEGUNDO DISTRITO JUDICIAL DEL ESTADO, DIRECTORES, ENCARGADOS DE DEPARTAMENTO, ENCARGADAS DE LA CENTRAL DE ACTUARIOS Y DE LA CENTRAL DE CONSIGNACIONES DE PENSIONES ALIMENTARIAS.

El Pleno del H. Tribunal Superior de Justicia del Estado, en Sesión Ordinaria verificada el 9 de abril de 2012, dictó y aprobó el siguiente

ACUERDO:

“DISPOSICIONES PARA EL ENVÍO DE EXPEDIENTES AL
ARCHIVO JUDICIAL DEL ESTADO”

al tenor de las siguientes:

Consideraciones:

1) La Ley Orgánica del Poder Judicial del Estado de Campeche en sus numerales 125 a 137 y el Reglamento Interior General del H. Tribunal Superior de Justicia del Estado en los artículos 105 y 106, señala el objetivo y funciones del Archivo Judicial, como dependencia del Poder Judicial encargada de la guarda y custodia de  expedientes y documentación generada con motivo de las actividades de los órganos jurisdiccionales y administrativos.

2) El creciente número de asuntos y su posterior envío al archivo para guarda y conservación, a la postre superó la capacidad de las instalaciones del Archivo Judicial, lo que motivó que el 14 de noviembre de 2011, el Pleno del H. Tribunal Superior de Justicia del Estado, emitiera un Acuerdo para la Depuración del Archivo, mediante el cual se ordenó la separación de los expedientes originales y duplicados radicados a partir del año 1951, para la posterior destrucción de los expedientes duplicados.

3) La depuración del Archivo Judicial permitirá la recuperación de espacios físicos para la conservación de los expedientes que en un futuro se envíen para su archivo, sin embargo, de no establecer condiciones para su archivo y conservación -y dado el notorio aumento en la carga de trabajo de todas las áreas y por ende, la producción de documentación- en un breve lapso estaríamos sobrepasando nuevamente la capacidad física de las instalaciones del Archivo Judicial.

4) Conforme al acuerdo del Pleno del 14 de noviembre de 2011, un expediente duplicado es aquel que se forma con el objeto de respaldar la documentación, promociones, actas, diligencias y autos que conforman el expediente original; generalmente se integran con copias fotostáticas de las promociones que presentan las partes, así como copias al carbón o fotostáticas de las diligencias y autos que se levantan. Su importancia durante el proceso radica en que de extraviarse el expediente original, con el expediente duplicado se pueden reponer los autos. Una vez que ha concluido el proceso, la importancia del duplicado minimiza, y al conservar el expediente original se cumple con la exigencia normativa de guardar y conservar los expedientes.

5) Debido a que el expediente duplicado pierde su importancia una vez que el proceso ha finalizado, se considera viable que se envíen para guarda y conservación al Archivo Judicial, únicamente los expedientes originales.

En mérito de lo anterior se aprueba el acuerdo:

“DISPOSICIONES PARA EL ENVÍO DE EXPEDIENTES AL
ARCHIVO JUDICIAL DEL ESTADO”

PRIMERO: Es obligación de los servidores judiciales realizar las acciones contenidas en estos lineamientos para coadyuvar en la organización, depuración y conservación de los documentos que integren la memoria institucional.

SEGUNDO: Serán objeto de guarda y conservación y por ende, de enviarse al Archivo Judicial, los expedientes, tocas, cuadernillos y legajos en original.

TERCERO: Causarán baja definitiva y en consecuencia se procederá a su destrucción material, los duplicados de expedientes, tocas, cuadernillos y legajos cuyo original se haya enviado al Archivo Judicial.

Los titulares de las áreas jurisdiccionales se abstendrán de enviar al Archivo Judicial los minutarios de oficios, minutarios de exhortos, despachos, circulares, periódicos oficiales, legajos, correspondencia y demás documentación generada por los juzgados, salas, Tribunal Pleno o auxiliares de la impartición de justicia.

CUARTO: En el acuerdo en donde se determine enviar al Archivo Judicial un expediente para su guarda y conservación, se deberá hacer constar que se procederá a la destrucción del duplicado; si en éste se encontraren documentos originales aportados o solicitados por las partes, en el mismo acuerdo se  deberá prevenirlas para acudir en un plazo no mayor de treinta días, a recoger los documentos originales exhibidos, señalando que en caso de no hacerlo, dichos documentos serán trasladados al original y enviados al archivo.

QUINTO: Para realizar la destrucción de expedientes duplicados, tocas, libros, documentos o minutarios, el titular del área jurisdiccional elaborará un acta enlistando la documentación a destruir, y se procederá a descosturar los expedientes para trozar las hojas, manualmente o con destructoras de papel; el material resultante será recolectado solamente por personal del área de Servicios Generales, quienes procederán a enviarlo a Centros de Reciclaje. El acta será firmada por el titular del área, los Secretarios de Acuerdos encargados del expediente y el personal comisionado de Servicios Generales.

SEXTO: El área de Servicios Generales no podrá recibir expedientes que no hayan sido descosturados y trozados.

SÉPTIMO: Los titulares de los Archivos Judiciales asentados en las cabeceras del Primer y Segundo Distrito Judicial, no recibirán los duplicados de expedientes, tocas, cuadernillos o legajos; de remitirles un duplicado, los titulares deberán reenviarlos al área jurisdiccional de origen, para su correspondiente destrucción, excepto los duplicados de exhortos en los que no exista un original.

T R A N S I T O R I O S

PRIMERO.- Publíquese el presente acuerdo en el Periódico Oficial del Gobierno del Estado de Campeche, y en el Portal de Transparencia del Poder Judicial del Estado de Campeche.

SEGUNDO.- El presente acuerdo entrará en vigor conforme a lo dispuesto en el artículo 3 del Código Civil del Estado de Campeche.

TERCERO.- Circúlese esta determinación del H. Pleno del Tribunal Superior de Justicia del Estado, a los Órganos de este Poder, al Foro Campechano y al público en general para su conocimiento. Cúmplase.

A T E N T A M E N T E
“Sufragio Efectivo. No Reelección”.
H. Tribunal Superior de Justicia del Estado.

LICDA. MARÍA DE GUADALUPE PACHECO PÉREZ, M.A.P.
SECRETARIA GENERAL DE ACUERDOS.

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